Résumé des fonctions
Sous la conduite générale du Représentant Adjoint et la supervision directe du Représentant Assistant, l’Assistant (e) de Programme (AP) fournit une assistance dans la gestion opérationnelle des activités du programme en matière de bureautique et de secrétariat.
Il/elle appuie le Représentant Assistant et les Chargés de Programme dans la fourniture des services de qualité en matière de bureautique, de secrétariat et de gestion du flux de l’information, de la communication, du classement et de l’archivage par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriés.
Enoncé des principales tâches
L’Assistant (e ) de Programme :
En matière de Bureautique et de Secrétariat :
- Assurer les tâches cléricales de bureautique
- Effectue l’enregistrement du courrier « Arrivée » du bureau
- Appuie le Représentant Adjoint, le Représentant Assistant et les Chargés de Programme dans la gestion des dossiers administratifs, financiers et techniques du Septième Programme
- Assure la préparation et le suivi des missions du Représentant Adjoint, du Représentant Assistant, des chargés de programme et du personnel connexe lié aux activités du programme dont l’Assistant (e) en assure le portefeuille
- Participe aux réunions hebdomadaires du programme et bimensuelles du personnel et assure la rédaction et la finalisation des comptes rendus des réunions du programme
- Effectue la saisie informatique des correspondances, des rapports de mission, des notes pour le dossier, des memoranda, des E-mails et des Fax.
- Assure le suivi des dossiers au niveau du Représentant Adjoint, du Représentant Assistant et des Chargés de Programme
- Effectue le classement des dossiers relevant du programme organisé en plusieurs thématiques :
- Dossiers des projets / produits
- Dossiers généraux du bureau
- Courrier départ et Fax
- Demandes d’avances de fonds et rapports financiers
- Autres rapports du programme
- Archivage des anciens dossiers
- Assure un appui à l’organisation des ateliers, conférences et journées organisées par le Bureau et le SNU
- Met à jour la liste des partenaires techniques et financiers ainsi que les partenaires d’exécution technique du 6ème Programmes
- Assure le suivi de l’acheminement des correspondances et des documents fournis par l’UNFPA aux partenaires, projets, Institutions, etc.
- Effectue toutes les transactions financières requises par son profil dans Atlas.
- Participe au mécanisme fonctionnel pour un traitement accéléré des paiements
- Assure toutes autres tâches requises par le Représentant Adjoint, le Représentant Assistant et les Chargés de Programme
